電子帳簿保存法の対応方法｜個人事業主・フリーランスが最低限やるべきことを解説

「電子帳簿保存法って結局どう対応すればいいの？」と悩んでいる個人事業主やフリーランスの方は多いのではないでしょうか。

電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。特に注目すべきなのが「電子取引データの保存義務化」で、メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書などは、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存しなければなりません。

この記事では、電子帳簿保存法への対応が不安な個人事業主・フリーランスの方に向けて、最低限やるべき対応から具体的な保存方法、会計ソフトの活用まで網羅的に解説します。

電子帳簿保存法とは？3つの区分を理解しよう

電子帳簿保存法は、大きく3つの区分に分かれています。それぞれの内容を押さえておきましょう。

1. 電子帳簿等保存（任意）

会計ソフトなどで作成した帳簿や決算書類を、電子データのまま保存する制度です。これは「任意」であり、義務ではありません。ただし、一定の要件を満たした「優良な電子帳簿」として保存すると、過少申告加算税の軽減措置を受けられるメリットがあります。

2. スキャナ保存（任意）

紙で受け取った領収書や請求書をスキャンして電子データで保存する制度です。こちらも任意ですが、紙の書類をデジタル化して保管スペースを削減できるメリットがあります。

3. 電子取引データの保存（義務）

個人事業主やフリーランスが最も注意すべきなのがこの区分です。メール添付やクラウドサービス、ECサイトなどで電子的に受け取った取引書類（請求書・領収書・契約書・見積書など）は、電子データのまま保存する義務があります。

個人事業主が最低限やるべき3つの対応

「全部は難しそう…」と感じるかもしれませんが、個人事業主やフリーランスが対応すべきことは、突き詰めると3つに絞られます。

対応1：電子取引データを電子のまま保存する

Amazonや楽天で購入した経費の領収書、メールで受け取った請求書、クラウドサービスからダウンロードした明細など、電子的にやり取りした取引書類はすべて電子データで保存します。

具体的には以下のような書類が対象です。

• メール添付で受け取った請求書・見積書
• ECサイト（Amazon・楽天等）の購入明細
• クラウドサービスの利用明細
• 電子契約サービスで締結した契約書
• ネットバンキングの取引明細
• QRコード決済の利用履歴

対応2：ファイル名に「日付・金額・取引先」を入れて管理する

保存した電子データは、検索できる状態にしておく必要があります。最もシンプルな方法は、ファイル名を「日付_金額_取引先名」の形式にすることです。

例：20260415_5500_Amazon.pdf

さらに年月別のフォルダに整理しておくと、税務調査時にもスムーズに対応できます。

対応3：改ざん防止措置を講じる

保存した電子データが改ざんされていないことを担保する仕組みが必要です。方法は3つあります。

• タイムスタンプを付与する：認定タイムスタンプサービスを利用する方法
• 訂正・削除ができないシステムを使う：対応した会計ソフトやクラウドサービスを利用する方法
• 事務処理規程を整備する：訂正・削除のルールを文書化して備え付ける方法

個人事業主の場合、最も手軽なのは事務処理規程を作成する方法です。国税庁のサイトにひな型が公開されており、ダウンロードして自社の情報を記入するだけで作成できます。

会計ソフトを使えば自動で対応できる

ここまでの対応を手作業でやるのは正直面倒です。そこで活用したいのが、電子帳簿保存法に対応したクラウド会計ソフトです。

freeeの場合

freee会計には「ファイルボックス」機能があり、領収書や請求書の画像をアップロードするだけで、電子帳簿保存法の保存要件を自動的に満たしてくれます。スマホで撮影してアップロードすることも可能です。

マネーフォワード クラウドの場合

マネーフォワード クラウドにも「証憑保管」機能があり、電子取引データや紙のスキャンデータを保存・管理できます。仕訳との紐づけも自動で行われるため、経理業務の効率化にもつながります。

弥生会計オンラインの場合

弥生のスマート証憑管理を使えば、証憑（しょうひょう）のアップロードと電帳法対応を同時にカバーできます。弥生会計と連携して仕訳データを自動で取り込むことも可能です。

対応しないとどうなる？ペナルティについて

電子帳簿保存法に対応しなかった場合のリスクも知っておきましょう。

青色申告の取消リスク

電子取引データの保存義務を怠った場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。青色申告特別控除（最大65万円）が受けられなくなると、税負担が大きく増えることになります。

加算税の重課

電子取引データの保存が適切に行われていなかった場合、申告漏れがあったときの加算税が10%加重される可能性があります。

税務調査への対応が困難に

電子データの管理が不十分だと、税務調査の際に書類を提示できず、経費として認められないケースも考えられます。

電子帳簿保存法の対応チェックリスト

ここまでの内容を踏まえて、対応状況をチェックしてみましょう。以下の項目をすべてクリアしていれば、電子帳簿保存法への対応は万全です。

特に見落としやすいのが、サブスクリプションサービスの利用明細です。SaaSツールやクラウドストレージの月額利用料の明細も電子取引データに該当します。ダウンロードできる明細は忘れずに保存しておきましょう。

また、QRコード決済やネットバンキングの取引履歴も対象になります。キャッシュレス決済が普及したことで、電子取引データの範囲は従来よりも広がっています。対象を正しく把握することが大切です。

よくある質問（Q&A）

Q. 紙で受け取った領収書も電子保存しなきゃダメ？

紙で受け取った領収書の電子保存（スキャナ保存）は「任意」です。義務ではないので、紙のまま保管しても問題ありません。義務化されているのは「電子的にやり取りした取引データ」のみです。

Q. メールで受け取ったPDFの請求書はどう保存すればいい？

PDFファイルをダウンロードし、ファイル名を「日付_金額_取引先名」にリネームして、年月別のフォルダに保存します。会計ソフトの証憑保管機能を使えば、アップロードするだけで要件を満たせます。

Q. Amazonの領収書はどうすればいい？

Amazonの注文履歴から領収書をPDFでダウンロードし、他の電子取引データと同様にファイル名を整えて保存します。購入が多い場合は、月ごとにまとめてダウンロードすると管理しやすくなります。

Q. 事務処理規程のテンプレートはどこで手に入る？

国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトからダウンロードできます。個人事業者向けのひな型も用意されているので、そのまま活用できます。

Q. 会計ソフトを使っていない場合はどうすればいい？

会計ソフトを使っていなくても、パソコンのフォルダ管理＋事務処理規程の整備で対応可能です。ただし、手作業での管理は手間がかかるため、クラウド会計ソフトの導入を検討するのがおすすめです。

スマホだけで電帳法対応を完結させる方法

パソコンが苦手な方でも、スマホだけで電子帳簿保存法への対応は可能です。

freee会計やマネーフォワード クラウドのスマホアプリを使えば、領収書をカメラで撮影するだけでOCR（文字認識）が自動で行われ、日付・金額・取引先が自動入力されます。撮影したデータはそのままクラウドに保存されるため、ファイル管理の手間も不要です。

出先で現金払いをした際も、その場ですぐにスマホで撮影・アップロードする習慣をつけておけば、「あとで整理しなきゃ」というストレスから解放されます。

まとめ

電子帳簿保存法への対応は、個人事業主やフリーランスにとって避けて通れない課題です。しかし、やるべきことを整理すると「電子データを電子のまま保存する」「検索できるように整理する」「改ざん防止措置を取る」の3つに集約されます。

クラウド会計ソフト（freee、マネーフォワード クラウド、弥生会計オンラインなど）を活用すれば、これらの要件をほぼ自動で満たすことができます。

まだ対応できていない方は、まずは事務処理規程の整備から始めてみてください。コストゼロで今すぐ始められます。