適格請求書（インボイス）の作り方｜必須の記載事項と作成手順をわかりやすく解説

インボイス制度がスタートし、取引先から「適格請求書を発行してほしい」と求められる場面が増えてきました。でも「適格請求書って普通の請求書と何が違うの？」「どうやって作ればいいの？」と戸惑っている方も少なくないはずです。

適格請求書には法律で定められた6つの必須記載事項があり、1つでも漏れると取引先が仕入税額控除を受けられなくなる可能性があります。つまり、記載ミスが取引先に迷惑をかけることになるのです。

この記事では、適格請求書の作り方を「何を書けばいいか」「どうやって作ればいいか」の2つの視点から、初心者にもわかるよう具体的に解説します。すでにインボイスを発行している方も、記載漏れがないかチェックするために活用してください。

適格請求書とは？通常の請求書との違い

適格請求書（インボイス）とは、インボイス制度のもとで消費税の仕入税額控除を受けるために保存が義務付けられている書類です。通常の請求書との違いは、法律で定められた記載要件を満たしているかどうかにあります。

適格請求書を発行できるのは、税務署に登録申請を行い「適格請求書発行事業者」として登録された事業者のみです。登録すると「T＋13桁の数字」の登録番号が交付されます（国税庁 インボイス制度の概要）。

つまり、適格請求書を発行するためには「適格請求書発行事業者として登録されていること」と「法定の6項目を記載すること」の2つの条件を満たす必要があるわけです。

適格請求書の必須記載事項6つ

適格請求書には、以下の6つの事項を漏れなく記載する必要があります（国税庁 インボイスQ&A）。

従来の区分記載請求書と比べて追加されたのは、主に「登録番号」「適用税率」「税率ごとの消費税額」の3点です。この3つを漏らさなければ、基本的には適格請求書として認められます。

記載例で確認する

実際の適格請求書の記載イメージを見てみましょう。

• 発行者：〇〇デザイン事務所　登録番号：T1234567890123
• 宛先：株式会社△△　御中
• 取引年月日：〇年〇月〇日
• 品目：Webサイトデザイン制作　100,000円（10%対象）
• 10%対象合計：100,000円　消費税額：10,000円
• 合計金額：110,000円

登録番号は事業者名の近くに記載するのが一般的です。取引先が一目で確認できる位置に配置しましょう。

適格請求書の具体的な作り方（3つの方法）

方法1：Excelやスプレッドシートで自作する

最もコストがかからない方法です。ただし、以下の点に注意が必要です。

• 6つの必須記載事項が漏れていないか、毎回確認する
• 消費税の端数処理は「税率ごとに1回」のルールを守る（商品ごとに端数処理してから合計するのはNG）
• 登録番号の桁数が正しいか（T＋13桁）を確認する
• 軽減税率の対象品目がある場合は、その旨を明記する

インボイス対応の無料テンプレートを配布しているサイトもあるので、ゼロから作るよりはテンプレートをベースにするのがおすすめです。Misoca（弥生）やAdobe、The Boardなどから無料でダウンロードできます。

方法2：クラウド型の請求書作成ソフトを使う

freee、マネーフォワード クラウド請求書、Misoca（弥生）などのクラウドソフトを使えば、登録番号を一度設定するだけで、発行する請求書すべてに自動で反映されます。端数処理ルールも自動で適用されるため、記載ミスのリスクを大幅に減らせます。

主なクラウド請求書ソフトの特徴は以下の通りです。

• Misoca（弥生）：無料プランで月10通まで作成可能。初年度無償キャンペーンあり（詳細はMisoca公式サイトで確認してください）
• freee：会計ソフトと一体型で、請求書発行から仕訳までシームレスに連携
• マネーフォワード クラウド請求書：見積書・納品書・請求書を一元管理。クラウド会計との自動連携が強み

方法3：会計ソフトの請求書発行機能を使う

すでにクラウド会計ソフトを使っている場合は、そのソフトに備わっている請求書発行機能を活用するのが効率的です。発行した請求書のデータがそのまま売上仕訳として会計に取り込まれるため、二重入力の手間がなくなります。

会計データとの自動連携により、売上台帳や消費税の集計レポートも自動で出力されます。事業規模が大きくなるほど、この自動連携のメリットが実感できるでしょう。

消費税の端数処理で気をつけること

インボイス制度における端数処理のルールは「1枚のインボイスにつき、税率ごとに1回ずつ」です。具体的には次のように処理します。

Excelで手作りしている場合は、計算式が正しい順序になっているか確認してください。SUM関数で各商品の税込金額を合計する形になっていると、商品ごとの端数処理になってしまうので要注意です。クラウド請求書ソフトであれば、この処理は自動で行われます。

適格請求書の保存期間と保存方法

発行した適格請求書の写し（控え）は、発行日の属する課税期間の末日の翌日から7年間保存する義務があります。紙で発行した場合は紙のまま保存するか、一定の要件を満たしてスキャナ保存することも可能です。

クラウドソフトで発行した場合は、電子帳簿保存法の要件に沿ってデータを保存すれば問題ありません。多くのクラウドソフトでは、発行履歴が自動的にサーバー上に保存される仕組みになっているため、特別な対応は不要です。

適格簡易請求書（簡易インボイス）とは

小売業、飲食店業、タクシー業など、不特定多数の相手に取引を行う事業者は、適格請求書の代わりに「適格簡易請求書」を発行できます。通常の適格請求書との違いは以下の通りです。

• 書類の交付を受ける事業者の名称（宛名）の記載が不要
• 「適用税率」と「税率ごとの消費税額」のどちらか一方の記載でOK

レシートや領収書の形式で発行することが多いため、POSレジやレジアプリがインボイスに対応しているかを確認しておきましょう。レジアプリの多くはインボイス対応済みですが、古い機種を使っている場合は要注意です。

適格返還請求書について

値引きや返品、割引が発生した場合は「適格返還請求書」を発行する必要があります。ただし、税込1万円未満の返還については適格返還請求書の発行が不要という免除規定があります。

適格返還請求書には、元の取引の内容、返還する金額、返還する消費税額などを記載します。会計ソフトを使っていれば、返品処理を入力するだけで適格返還請求書が自動的に生成されます。

よくある記載ミスと対策

ミス1：登録番号の記載忘れ

最も多いミスです。テンプレートの固定欄に登録番号を入力しておくか、クラウドソフトの自動反映機能を使いましょう。

ミス2：税率の区分忘れ

標準税率10%のみの取引であっても、「10%対象」と明記する必要があります。軽減税率の取引がない場合でも省略は避けましょう。

ミス3：消費税額の記載漏れ

「税率ごとの消費税額」は必須記載事項です。合計金額だけ記載して消費税額を明記していない請求書は、適格請求書の要件を満たしません。

ミス4：宛名の誤り

取引先の正式名称を記載してください。「（株）」や「（有）」などの略称は認められますが、名称自体を間違えないよう注意しましょう。

Q&Aコーナー

Q1. 手書きの請求書でも適格請求書として認められる？

認められます。6つの必須記載事項がすべて記載されていれば、手書きでも問題ありません。ただし、書き間違いや読みにくさのリスクがあるため、件数が多い場合はソフトの利用を検討しましょう。

Q2. 請求書の送り方に決まりはある？

郵送、メール添付、クラウドサービス経由など、送付方法に制限はありません。ただし、電子的に送付した場合は、送付先・受領側ともに電子帳簿保存法のルールに沿って保存する必要があります。

Q3. 免税事業者は適格請求書を発行できない？

発行できません。適格請求書を発行するには、税務署に登録申請を行い、課税事業者として適格請求書発行事業者に登録される必要があります。免税事業者のままでは登録できません。

Q4. 適格請求書を間違えて発行してしまったらどうする？

修正した適格請求書を改めて発行します。元の請求書を取り消す旨と、修正箇所を明記した請求書を再発行しましょう。クラウドソフトなら修正履歴も残るため、管理がしやすいです。

Q5. 適格請求書に印鑑は必要？

法律上、適格請求書に印鑑は不要です。ただし、商慣習として押印を求められるケースもあります。電子発行の場合は電子署名や電子印影を付けるかどうか、取引先と事前に確認しておくとスムーズです。

まとめ

適格請求書の作成で押さえるべきは「6つの必須記載事項」と「端数処理のルール」です。Excelでも作成は可能ですが、記載漏れや計算ミスを防ぐなら、クラウド型の請求書作成ソフトを活用するのがおすすめです。

登録番号の記載忘れは取引先に迷惑がかかる致命的なミスなので、テンプレートに最初から組み込んでおくか、ソフトの自動反映機能を活用しましょう。

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