「会計ソフトって本当に必要なの？」「Excel管理じゃダメ？」こういう疑問、フリーランスや個人事業主の方からよく聞かれますよね。実際のところ、会計ソフトを導入するかしないかで、年間の作業時間や節税額に大きな差が出ます。
この記事では、会計ソフトのメリットとデメリットを包み隠さず解説していきます。良いことばかりではないので、導入前にしっかり読んで判断材料にしてください。Excel管理との比較や、導入のベストタイミングについても触れていきますので、最後までチェックしてください。
なお、これから挙げるメリットがいちばん分かりやすく出るのが、freeeのような自動化に振り切ったソフトです。無料で試せるので、読みながら実際の画面も見てみてください。
会計ソフトのメリット7つ
メリット1：記帳時間が劇的に短縮される
手書きやExcelだと1時間かかる作業が、会計ソフトなら10分で終わることもザラにあります。銀行口座やクレカの自動連携を使えば、入力作業そのものがほぼ不要になります。年間で考えると数十時間の節約になりますので、その時間を本業に使えるのは大きいですよね。具体的にどのソフトを選べばいいかは以下の記事で詳しく紹介しています。
メリット2：ミスが減る
手入力だと計算ミスや転記ミスがどうしても発生するけど、会計ソフトなら計算は自動で、データは連携で取り込むからミスが激減します。貸借の不一致も自動でチェックしてくれますので、「数字が合わない…」って頭を抱えることもなくなります。
メリット3：確定申告書が自動で作れる
日々の記帳さえしていれば、確定申告の時期にボタン一つで申告書が完成します。e-Taxでの電子申告もソフトから直接できるので、税務署に行く手間もなくなります。忙しい事業主にとって、これは本当にありがたい機能ですよね。
メリット4：青色申告65万円控除のハードルが下がる
青色申告の65万円控除には複式簿記が必要だけど、会計ソフトなら自動で複式簿記の形式にしてくれます。これだけで年間約10万円の節税効果があります。複式簿記を自分で理解しなくても、ソフトが勝手にやってくれるのは本当に助かるポイント。青色申告の詳細は以下の記事をご覧ください。
メリット5：法改正に自動対応（クラウド型の場合）
インボイス制度や電子帳簿保存法など、税制は毎年のように変わりますよね。クラウド型なら自動アップデートで対応してくれるので、自分で法改正を追いかける必要がありません。
メリット6：経営状況がリアルタイムで把握できる
売上・経費・利益がダッシュボードで一目瞭然です。「今月は赤字っぽいから経費を抑えよう」みたいな判断がリアルタイムでできるのは、事業運営において大きなアドバンテージになります。感覚ではなくデータに基づいた経営判断ができるようになります。
メリット7：税理士との連携がスムーズ
クラウド型なら税理士とデータを共有できるので、書類のやり取りが不要になります。税理士側の作業効率も上がるので、顧問料の交渉材料にもなります。お互いにとってWin-Winの関係が作れるのは嬉しいですよね。
ここまでがメリットです。ただ、良いことばかりではないので、次のデメリットも読んだうえで判断してください。freeeは無料で試せるため、自分に合うかどうかは費用をかけずに確認できます。
他の会計ソフトも検討したい方はこちら → マネーフォワード クラウド公式サイト｜弥生会計オンライン公式サイト
会計ソフトのデメリット5つ
デメリット1：毎月のコストがかかる
クラウド型は月額1,000〜3,000円程度のサブスクリプション費用がかかります。ただし、会計ソフトの費用は経費計上できますし、節税効果を考えれば実質プラスになることがほとんどです。コストだけを見て「もったいない」と判断するのはちょっと早いかもしれません。
デメリット2：初期設定に時間がかかる
銀行口座の連携、初期残高の設定、勘定科目のカスタマイズなど、最初の設定はそこそこ手間がかかります。特に初めての方は半日〜1日くらい見ておいたほうがいいかもしれません。でも、この初期投資の時間が後々の大幅な時短につながりますので、ここは頑張りどころですね。
デメリット3：操作を覚える必要がある
どのソフトも直感的に使えるように設計されてるけど、それでも最初は戸惑うことがあります。ただ、1〜2週間使えば慣れますし、各社のヘルプやチュートリアルも充実していますので安心してください。
デメリット4：インターネット環境が必要（クラウド型）
クラウド型はオフラインでは使えません。通信障害やサーバーメンテナンスの時はアクセスできなくなる可能性もあります。とはいえ、主要サービスの稼働率は99.9%以上ですので、実用上はほぼ問題ないと思って大丈夫です。
デメリット5：カスタマイズに限界がある
特殊な業種や独自の管理方法がある場合、既製品の会計ソフトだとピッタリ合わないこともあります。ただ、ほとんどの事業者には十分な機能が備わっています。特殊な要件がある場合は、導入前に無料体験で確認しておくのがおすすめです。
Excel管理 vs 会計ソフト、どっちがいい？
結論から言うと、会計ソフトの方が断然有利です。Excelで帳簿管理するのは、スマホがある時代に固定電話しか使わないようなものです。
Excelのデメリットは、計算式のミス、法改正への手動対応、確定申告書の手作業作成、銀行連携がないこと…挙げればキリがありません。
国税庁が求める帳簿の要件を満たすのも、会計ソフトなら自動ですがExcelだと自分で確認が必要になります。時間と労力を考えたら、会計ソフトを使うほうが格段に効率的です。
Excelから会計ソフトに切り替えた人の多くが「もっと早く導入すればよかった」と感じています。特に銀行口座の自動連携機能は、一度使ったらExcelには戻れなくなるほど便利です。
会計ソフト導入のベストタイミング
「いつ導入するのがいいの？」という質問には、「今すぐ」と答えます。理想は事業開始と同時ですが、途中からでもOKです。ただし、年度の途中で導入する場合は、年初からのデータを遡って入力する必要がある点は注意しておきましょう。
導入が早ければ早いほど、記帳の負担が軽くなります。特に確定申告の直前にバタバタするのは精神的にもキツいですから、余裕のある時期に始めておくのがベストですね。
年度の途中で会計ソフトを導入する場合、1月1日（個人事業主）または期首からのデータを遡って入力する必要があります。銀行口座の取引データは通常3ヶ月分しか遡れないことが多いので、早めの導入がおすすめです。
よくある質問（Q&A）
Q. 会計ソフトは何台のパソコンで使えるの？
クラウド型の会計ソフトなら、基本的にインターネットに接続できる端末であれば何台でも利用できます。パソコンだけでなく、スマホやタブレットからもアクセスできるソフトがほとんどです。
Q. 会計ソフトを使えば税理士は不要になる？
単純な確定申告であれば、会計ソフトだけで完結させることは可能です。ただし、日本税理士会連合会でも案内されているように、複雑な税務判断や節税対策のアドバイスは税理士ならではの強みですので、事業規模が大きくなったら相談するのがおすすめです。
Q. 会計ソフトのデータは安全なの？
主要なクラウド会計ソフト（freee・マネーフォワード・弥生）は、金融機関レベルのセキュリティ対策を実施しています。データの暗号化や自動バックアップもされていますので、自分のパソコンにデータを保存するよりむしろ安全と言えますね。
Q. 白色申告でも会計ソフトは必要？
白色申告は帳簿付けの要件が比較的シンプルだけど、それでも会計ソフトを使ったほうが断然ラクです。やよいの白色申告オンラインなら永年無料で使えますので、コストをかけずに導入できるのも魅力ですね。
Excelから乗り換えたあと、数字を「読む」ところまで持っていくために
メリット6でも触れたとおり、会計ソフトの本当の価値は入力がラクになることだけではなく、売上や利益がその場で見えるようになることにあります。ただ、ダッシュボードに数字が並んでも、どこを見ればいいのか分からないまま放置してしまうケースも少なくありません。
損益計算書や貸借対照表の見方をざっくり押さえておくと、ソフトが出してくれる数字が経営判断につながります。図解中心の入門書から入る方が多いようです。
また、乗り換え直後はExcelの数字とソフトの数字を突き合わせる場面が出てきます。画面と手元を行き来しながら確認するなら、桁数の多い実務向けの電卓が1台あると作業が進めやすくなります。
まとめ
会計ソフトのメリットはデメリットを大きく上回ります。月額1,000円程度のコストで、記帳時間の大幅短縮・ミスの削減・節税効果が得られるなら、導入しない理由はありませんよね。まだ使っていない方は、まずは無料体験から始めてみましょう。一歩踏み出すだけで、毎日の経理作業がグッとラクになるはずです！
Excelや手書きから乗り換えるなら、まずは無料のうちに一度触ってみるのが確実です。freeeなら費用をかけずに、この記事で挙げたメリットを自分の環境で確かめられます。
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