「請求書をエクセルで作っているけど、もっとラクにできないかな」「請求書と会計処理を別々にやるのが二度手間で面倒…」と感じている方は多いのではないでしょうか。
クラウド会計ソフトには請求書の作成・送付・入金管理までカバーする機能が備わっています。請求書を作成すると同時に売掛金の仕訳が自動で計上されるため、経理作業を一元化できます。
この記事では、freee・マネーフォワードの請求書機能の使い方から、インボイス制度への対応、入金管理のコツまでを詳しく解説していきます。
🐧 ナビ助のおすすめ！
会計ソフトで請求書を作るメリット
エクセルやGoogleスプレッドシートで請求書を作成している方も多いと思いますが、会計ソフトの請求書機能に切り替えると、以下のようなメリットがあります。
1. 仕訳が自動で作成される
請求書を発行すると、「売掛金 / 売上高」の仕訳が自動で計上されます。入金があった際には「普通預金 / 売掛金」の仕訳も自動で作成されるため、手入力の手間が大幅に減ります。
2. 入金管理が簡単になる
発行した請求書の入金ステータス（未入金・入金済み）を一覧で確認できます。未入金の請求書が一目でわかるため、入金漏れの確認や催促のタイミングを逃しません。
3. インボイス制度に自動対応
適格請求書（インボイス）の要件を満たすフォーマットが用意されており、登録番号の自動印字や税率ごとの消費税額の表記など、インボイス制度に準拠した請求書を簡単に作成できます。
4. 取引先情報の管理が一元化される
取引先の会社名・住所・担当者情報を登録しておけば、次回以降は選択するだけで請求書に反映されます。宛先の入力ミスや住所変更の反映漏れも防げます。
freeeの請求書作成機能
freeeでは、会計ソフト内に請求書・見積書・納品書の作成・送付機能が標準搭載されています。
請求書の作成手順
- freeeにログインし、左メニューの「取引」→「請求書」を開く
- 「請求書を作成」ボタンをクリック
- 取引先名、品目、数量、単価、税率を入力
- 請求日、支払期限、振込先などの基本情報を設定
- プレビューで内容を確認し、「発行」ボタンを押す
freeeの特徴は、請求書の発行と同時に売掛金の仕訳が自動で作成される点です。入金管理レポート（売掛台帳）も自動で更新されるため、別途管理表を作る必要がありません。
freeeの請求書機能の注意点
スタータープランでは、定期的に自動発行する「定期請求」機能や、複数の見積書・納品書から合算して請求書を作成する「合算請求」機能が利用できません。毎月の定期請求が多い方はスタンダードプラン以上を検討しましょう。
マネーフォワードの請求書作成機能
マネーフォワードでは「マネーフォワード クラウド請求書」として請求書機能が提供されています。
請求書の作成手順
- マネーフォワード クラウド請求書にログイン
- 「請求書を作成」を選択
- 取引先、品目、金額、税率を入力
- テンプレートを選択してプレビュー確認
- メール送信またはPDFダウンロードで発行
マネーフォワードの注意点
マネーフォワードの場合、クラウド請求書で作成したデータは、クラウド会計側で「連携入力」の操作を行わないと自動的に仕訳登録はされません。freeeのように発行と同時に仕訳が作成されるわけではないので、この操作を忘れないようにしましょう。
ただし、ビジネスプランに加入すれば「マネーフォワード会計」も「マネーフォワード請求書」も追加費用なしで利用できるため、コストパフォーマンスは良好です。
インボイス制度への対応
インボイス制度（適格請求書等保存方式）が始まり、課税事業者が消費税の仕入税額控除を受けるためには適格請求書（インボイス）の保存が必要になりました。
適格請求書に必要な記載事項
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称
- 登録番号（T+13桁の数字）
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨の表記含む）
- 税率ごとに区分した対価の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
freee・マネーフォワード・弥生のいずれも、インボイス制度に対応したテンプレートが用意されています。設定画面で登録番号を入力しておけば、請求書に自動で印字されます。
免税事業者の場合は？
免税事業者は適格請求書を発行できないため、従来どおりの請求書（区分記載請求書等）を発行することになります。取引先が仕入税額控除を受けられなくなる点は、取引先との関係に影響する可能性があるため、インボイス登録をするかどうかは慎重に検討しましょう。
🐧 ナビ助のおすすめ！
弥生の請求書作成機能
弥生では「Misoca（ミソカ）」という請求書作成サービスが利用できます。弥生のクラウド会計ソフトと連携させることで、請求書の発行から仕訳登録までの流れを効率化できます。
Misocaの特徴
- シンプルなUI設計で、請求書・見積書・納品書をテンプレートから簡単に作成できる
- 弥生会計オンラインとのデータ連携に対応
- 月間5通までなら無料プランで利用可能
- 郵送代行機能があり、紙の請求書を郵送で送付することもできる
弥生ユーザーの場合は、Misocaと弥生会計オンラインを連携させて使うのが効率的です。ただし、freeeほどシームレスな仕訳連動ではないため、データ連携の操作は手動で行う必要があります。
請求書作成時に注意したいポイント
消費税の端数処理
インボイス制度では、1つの請求書につき税率ごとに1回の端数処理を行うルールになっています。品目ごとに消費税を計算して合算するのではなく、税率ごとの合計金額に対して消費税を算出し、端数を処理します。会計ソフトの請求書機能を使えば、この端数処理は自動で行われます。
取引先の登録番号確認
仕入税額控除を受けるためには、取引先から受け取った請求書が適格請求書の要件を満たしている必要があります。取引先の登録番号は国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で確認できるため、初回取引時に確認しておくとよいでしょう。
入金管理のコツ
請求書を発行したら、入金の管理も重要です。特にフリーランスや小規模事業者の場合、入金漏れが資金繰りに直結します。
1. 支払期限を明確に設定する
請求書には支払期限を必ず記載しましょう。「月末締め翌月末払い」「請求日から30日以内」など、取引先と事前に合意した支払条件を明記します。
2. 週1回は入金ステータスを確認する
会計ソフトの未入金一覧を週に1回チェックし、支払期限を過ぎている請求書がないか確認しましょう。銀行口座と連携していれば、入金があった際に自動でステータスが更新されるため、確認作業も簡単です。
3. 支払期限を過ぎたら早めに連絡する
支払期限を過ぎても入金がない場合は、まず担当者にメールや電話で確認しましょう。単純な処理漏れの場合がほとんどなので、早めの確認が大切です。
請求書をメールで送る際のマナー
クラウド会計ソフトから請求書をメール送付する場合、いくつかのマナーを押さえておきましょう。
件名にはわかりやすく記載する
メールの件名には「【請求書送付】〇月分 ○○（自社名）」のように、一目で請求書だとわかる件名をつけましょう。件名が曖昧だと、取引先の担当者が見落としてしまう可能性があります。
PDFで添付する
請求書はPDF形式で添付するのが一般的です。freee・マネーフォワードともに、PDF出力機能が標準搭載されています。Wordやエクセル形式で送ると、意図しないレイアウト崩れが発生する場合があるため避けましょう。
パスワード設定の判断
以前は請求書のPDFにパスワードをかけて別送するのが一般的でしたが、近年はこの「PPAP」方式のセキュリティ効果が疑問視されています。取引先がPPAP廃止の方針を取っている場合もあるため、取引先の要望に合わせて対応しましょう。
よくあるQ&A
Q. 請求書の保存期間は？
個人事業主の場合、請求書の保存期間は原則5年間です。ただし、消費税の課税事業者の場合は7年間の保存が必要です。電子帳簿保存法に対応していれば、電子データでの保存も認められています。
Q. 請求書のデザインは自由に変えられる？
freee・マネーフォワードともに、ロゴの挿入やカラーの変更など、基本的なカスタマイズが可能です。ただし、インボイスの必須記載事項は変更できないため、デザインの自由度には一定の制約があります。
Q. 見積書や納品書も作れる？
はい、freee・マネーフォワードともに見積書・納品書の作成にも対応しています。見積書から請求書への変換機能もあるため、見積もりから請求までの一連の流れを効率化できます。
まとめ：請求書は会計ソフトで一元管理がベスト
- 会計ソフトで請求書を作成すると、仕訳の自動作成と入金管理が一元化できる
- freeeは発行と同時に仕訳が作成される。マネーフォワードは連携入力の操作が必要
- インボイス制度対応のテンプレートが各社に用意されている
- 登録番号の設定を最初に済ませておけば、毎回自動で請求書に反映される
- 週1回の入金確認で、入金漏れを防ぐ
エクセルでの請求書作成から卒業すると、経理業務全体がぐっとスムーズになります。特にフリーランスや1人法人の方にとっては、請求書発行と会計処理を同時にこなせるクラウド会計ソフトの請求書機能は、ぜひ活用してほしい便利ツールです。
参考リンク：国税庁 – インボイス制度の概要、board – freeeとマネーフォワードの請求書機能比較
🐧 ナビ助のおすすめ！
