「取引先への交通費は経費にできるの？」「出張の新幹線代やホテル代はどう処理すればいい？」――旅費や交通費の経費処理に迷う個人事業主の方は多いのではないでしょうか。
事業に関係する旅費交通費は、全額を経費として計上できます。ただし、プライベートと兼用の場合は家事按分が必要になるなど、いくつかのルールがあります。
この記事では、旅費交通費として計上できるもの・できないものから、具体的な計算方法や仕訳例まで、わかりやすく解説します。
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旅費交通費として経費にできるもの
個人事業主が事業のために支出した移動費や出張費は、「旅費交通費」という勘定科目で経費計上できます。具体的には以下のような費用が該当します。
経費にできる旅費交通費の具体例
- 電車・バスの運賃：取引先への移動、営業活動、打ち合わせなど
- タクシー代：公共交通機関が利用できない場合や緊急の場合
- 新幹線・特急料金：遠方への出張時
- 飛行機代：地方・海外への出張時
- 高速道路料金：車で取引先に向かう場合のETC料金など
- ガソリン代：事業用の車の燃料費（按分が必要な場合あり）
- 駐車場代：取引先訪問時のコインパーキング代など
- 宿泊費：出張時のホテル・旅館の宿泊料
- レンタカー代：出張先での移動手段として利用した場合
重要なのは「事業との関連性」です。業務上の必要があって発生した移動費用であれば、基本的に旅費交通費として計上できます。
旅費交通費として経費にできないもの
以下のような費用は、旅費交通費としては認められません。
- プライベートの旅行費用：家族旅行や観光目的の移動費
- 通院のための交通費：医療費控除の対象にはなるが、事業経費にはならない
- 日常の買い物のための交通費：生活費に分類される
- 交通違反の罰金：経費計上不可
業務とプライベートが混在する場合（例：出張のついでに観光する場合）は、業務に必要な部分だけを経費にします。全額を経費にすると、税務調査で否認されるリスクがあります。
旅費交通費の計算方法
実費精算の場合
最もシンプルなのは、実際にかかった金額をそのまま経費にする方法です。ICカードの利用履歴や領収書をもとに記帳します。
ガソリン代の計算方法
自家用車を事業で使用する場合のガソリン代は、以下の2つの方法で計算できます。
方法1：走行距離で按分する
（総ガソリン代）×（事業で走行した距離 ÷ 総走行距離）＝ 経費にできるガソリン代
方法2：使用日数で按分する
（総ガソリン代）×（事業で使用した日数 ÷ 総使用日数）＝ 経費にできるガソリン代
走行距離で按分する方法のほうが正確ですが、記録が難しい場合は使用日数での按分も認められています。
ICカード（Suica・PASMOなど）の処理
ICカードを事業用として使用している場合、2つの記帳方法があります。
- チャージ時に経費計上：事業専用のICカードの場合に使える方法
- 利用時に経費計上：プライベートと兼用の場合は、利用履歴をもとに事業分だけ計上
旅費交通費の仕訳例
電車賃を現金で支払った場合
| 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|
| 旅費交通費 1,200円 | 現金 1,200円 | ○○社訪問 電車代 |
新幹線のきっぷをクレジットカードで購入した場合
| 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|
| 旅費交通費 14,000円 | 未払金 14,000円 | ○○出張 新幹線代 |
ICカードにチャージした場合（事業専用）
| 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|
| 旅費交通費 10,000円 | 現金 10,000円 | Suicaチャージ（事業用） |
出張のホテル代を支払った場合
| 借方 | 貸方 | 摘要 |
|---|---|---|
| 旅費交通費 8,500円 | 普通預金 8,500円 | ○○出張 宿泊費 |
旅費交通費を漏れなく経費計上するコツ
コツ1：領収書がなくても経費にできる
電車やバスの運賃など、領収書が発行されない交通費でも経費計上は可能です。その場合は「出金伝票」に日付・金額・目的を記入して保存するか、会計ソフトに直接入力して記録を残しましょう。
コツ2：会計ソフトの銀行連携を活用する
freee、マネーフォワード、弥生などの会計ソフトでは、クレジットカードやICカードの利用履歴を自動で取り込めます。手入力の手間が減り、計上漏れも防げるため、交通費が多い方には特におすすめです。
コツ3：交通費の目的を必ずメモする
「どこに」「何のために」移動したのかを記録しておくことが大切です。税務調査の際に「事業との関連性」を説明できるようにしておきましょう。
旅費交通費に関する注意点
グリーン車・ビジネスクラスは認められる？
事業上の必要性があれば、グリーン車やビジネスクラスの料金も経費に計上できます。ただし、売上規模や事業内容に対して過度に高額な場合は、税務調査で指摘される可能性があります。合理的な理由を説明できるようにしておきましょう。
海外出張費の処理
海外出張の費用も旅費交通費として経費計上できます。ただし、観光を含む場合はその分を除外する必要があります。出張日程のうち業務部分の割合で按分するのが一般的です。
家族同行の出張
家族を伴った出張の場合、家族分の交通費や宿泊費は経費にできません。自分の業務に直接必要な費用のみを計上します。
よくある質問（Q&A）
Q. 自宅から取引先への交通費は通勤費？旅費交通費？
個人事業主の場合、自宅から取引先への移動は「旅費交通費」として経費計上します。会社員の「通勤費」とは異なり、事業のための移動費用として扱います。
Q. 自転車の購入費やメンテナンス費用は経費になりますか？
事業で使う自転車の購入費用は「消耗品費」や「工具器具備品」として経費にできます。ただし、プライベートでも使う場合は家事按分が必要です。
Q. 定期券の購入費用は経費にできますか？
事業のための移動に使う定期券であれば「旅費交通費」として経費計上可能です。プライベートでも使う場合は按分が必要です。
Q. ETCの利用料金はどう記帳しますか？
ETC利用料金は「旅費交通費」として計上します。ETC利用明細をクレジットカード連携で取り込める会計ソフトを使うと便利です。
旅費交通費と旅費規程
法人の場合は「旅費規程」を作成して出張日当を設定できますが、個人事業主には旅費規程の仕組みがありません。そのため、個人事業主が経費にできるのは実費のみです。出張日当や手当を自分に支給して経費にすることはできない点に注意しましょう。
ただし、法人化すれば旅費規程を設定できます。頻繁に出張がある方は、法人化による旅費規程のメリットも検討材料のひとつになります。
交通費管理に便利なツール・アプリ
交通費を効率的に記録・管理するためのツールやアプリを活用しましょう。
- freeeのモバイルアプリ：移動先でレシートを撮影してすぐに仕訳登録できる
- マネーフォワードのレシート読み取り：OCR機能で金額を自動入力
- 弥生のスマートフォンアプリ：外出先からでも経費入力が可能
- Googleマップ：移動ルートの距離計算に便利（車のガソリン代計算の根拠として）
よくある勘違い：旅費交通費の誤解を解く
誤解1：「領収書がないと経費にできない」
これは誤解です。電車やバスなど領収書が出ない交通手段でも、出金伝票や会計ソフトへの直接入力で記録を残せば経費計上できます。ただし、利用日・金額・経路・目的は明確にしておく必要があります。
誤解2：「タクシー代は経費にできない」
事業上の必要があればタクシー代も経費になります。「終電がなかった」「重い機材を運ぶ必要があった」「取引先への訪問で時間的に電車では間に合わなかった」などの合理的な理由があれば問題ありません。
誤解3：「家族旅行も一部は経費にできる」
家族旅行の費用は原則として経費にできません。たとえ旅行先で仕事をしたとしても、主な目的がプライベートであれば経費計上は認められません。出張先に家族を同行させた場合も、家族分の費用は経費にできません。
旅費交通費の勘定科目や仕訳の詳細は国税庁の必要経費の解説ページで確認できます。また、出張旅費の取り扱いについてはfreeeの交通費の解説記事も参考になります。
経費処理の記録を残すための道具
交通費は領収書が出ない場面が多く、記録の残し方が経費計上の可否を分けます。ICカードの利用履歴や出金伝票といった「あとから説明できる材料」を手元に用意しておくと、記帳のときに迷いにくくなります。
領収書が出ない交通費の記録には、出金伝票を使う方が多いようです。1冊置いておくと、その場でメモを残す習慣がつくという声もあります。
まとめ
旅費交通費は、個人事業主にとって節税の基本となる経費項目です。
- 事業に関連する交通費・出張費は全額経費にできる
- プライベートと兼用の場合は家事按分が必要
- 領収書がなくても、出金伝票や利用履歴で記録を残せば経費計上可能
- ICカードの利用履歴は定期的に印字・保存しておく
- 会計ソフトの自動連携を活用すると計上漏れを防げる
「これも経費になるんだ」という発見が多いのが旅費交通費です。漏れなく計上して、しっかり節税していきましょう。
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