電子帳簿保存法のスキャナ保存は、紙で受け取った領収書や請求書を電子データに変換して保存できる制度です。ペーパーレス化を進めたい個人事業主やフリーランスにとって、紙の書類管理から解放される画期的な仕組みです。
この記事では、スキャナ保存の対象書類・保存要件・実際の運用方法を丁寧に解説していきます。
🐧 ナビ助のおすすめ！
確定申告、今年こそラクに終わらせたい？
- ✅ 簿記の知識がなくても質問に答える形で進められる
- ✅ 銀行口座やクレジットカードと連携して取引を取り込める
- ✅ スマホアプリから入力・確認ができる
- ✅ 無料で試せるプランが用意されています
※料金・プランの詳細は公式サイトでご確認ください
自分でやる以外の手もあります。税理士を無料で紹介してもらえるサービスもあるので、時間をかけたくない方は比べてみてください。
税理士ドットコムで税理士を無料で探す⭐おすすめ記事
会計ソフト選びで迷ったら、こちらもあわせてどうぞ。
スキャナ保存とは
スキャナ保存とは、紙で受け取った国税関係書類（領収書・請求書・納品書・契約書など）を、スキャナやスマートフォンのカメラで読み取って、電子データとして保存することが認められる制度です。
スキャナ保存は任意の制度であり、対応は義務ではありません。紙の書類は従来通り紙のまま保存することも引き続き認められています。ただし、スキャナ保存を活用すれば、ペーパーレス化による業務効率化が実現できます。
対象となる書類・対象外の書類
スキャナ保存の対象
- 請求書・領収書・納品書・見積書・注文書など（取引関係書類）
- 自社が発行した書類の控え
スキャナ保存の対象外
- 仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿類は対象外
- 貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類も対象外
スキャナ保存の保存要件
スキャナ保存を行うには、以下の要件を満たす必要があります。法改正により要件は緩和されていますが、守るべきルールはしっかり押さえておきましょう。
入力期間の制限
書類を受領した日から最長「2か月＋7営業日以内」にスキャン（または撮影）してデータ化する必要があります。これは「業務処理サイクル方式」の場合の期限です。月次で経理処理を行っている事業者であれば、月次処理の翌月頭までにスキャンすれば間に合います。
解像度・カラーの要件
- 解像度：200dpi以上
- カラー：赤・緑・青の各色256階調以上（いわゆるフルカラー）
- 一般書類（見積書・注文書など）はグレースケールでも可
スマートフォンのカメラで撮影する場合も、これらの要件を満たす画質であれば問題ありません。現在のスマートフォンであれば、通常の撮影でこの基準をクリアできます。
タイムスタンプの付与
スキャンした電子データには、タイムスタンプを付与する必要があります。タイムスタンプとは、「そのデータがいつ存在し、その後改ざんされていないこと」を証明する仕組みです。
ただし、訂正・削除の履歴が残るシステム（クラウド会計ソフトなど）で管理する場合は、タイムスタンプの付与は不要とされています。freee・マネーフォワード・弥生などの主要な会計ソフトはこの要件を満たしています。
検索機能の確保
保存したデータを、以下の3つの項目で検索できる状態にしておく必要があります。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先
会計ソフトの証憑管理機能を使えば、アップロード時にこれらの情報を入力（またはOCRで自動認識）するので、検索要件は自動的に満たされます。
帳簿との相互関連性の確保
スキャナ保存した書類と帳簿の記録を紐づけられるようにしておく必要があります。法改正により、この要件の対象は「重要書類」（領収書・請求書・契約書など、金額や取引内容に直結する書類）に限定されました。見積書・注文書などの「一般書類」は対象外となっています。
見読可能装置の備え付け
保存したデータを、14インチ以上のディスプレイやプリンターで出力できる状態にしておく必要があります。通常のパソコンとプリンターがあれば問題ありません。
スキャナ保存の実務手順
ステップ1：保存する書類を決める
すべての紙書類をスキャナ保存する必要はありません。まずは量が多い領収書やレシートから始めるのがおすすめです。請求書や契約書は重要度が高いため、運用に慣れてから段階的に対象を広げるのがよいでしょう。
ステップ2：スキャン・撮影のルールを決める
以下のポイントを社内ルール（自分ルール）として決めておきましょう。
- 撮影は受領後、翌営業日までに行う（入力期間の余裕を確保）
- 撮影時は書類全体が写り、文字が読めることを確認する
- 裏面に情報がある場合は裏面も撮影する
ステップ3：会計ソフトの証憑管理機能にアップロード
スマホで撮影した画像を、会計ソフトの証憑管理機能にアップロードします。OCR機能が搭載されている会計ソフトなら、金額や取引先名を自動で読み取ってくれるので入力の手間が省けます。
ステップ4：帳簿との紐づけ
アップロードした証憑データを、対応する仕訳と紐づけます。多くの会計ソフトでは、仕訳入力画面から証憑データを添付する形で紐づけが可能です。
ステップ5：紙の原本を保管・処分
スキャナ保存の要件を満たした電子データを保存していれば、紙の原本は処分できます。ただし、スキャンした直後に捨てるのではなく、データの確認が完了してから処分するのが安全です。一定期間（1から2か月程度）は紙の原本を保管しておくことをおすすめします。
会計ソフト別の対応状況
freee
freeeのスマホアプリには、レシート撮影・OCR機能が標準搭載されています。撮影した画像は自動で証憑管理に保存され、仕訳との紐づけも画面上で簡単に行えます。「ファイルボックス」機能で電子帳簿保存法の要件に対応しています。
マネーフォワード
マネーフォワードクラウドの証憑管理機能を使えば、スマホで撮影するだけで金額や日付が自動入力されます。電子帳簿保存法対応のタイムスタンプ機能も備わっています。
弥生
やよいの青色申告オンライン・弥生会計オンラインには「スマート証憑管理」機能があり、レシートや領収書のスキャンデータをクラウド上で一元管理できます。電子帳簿保存法の要件にも対応しています。
よくある質問（Q&A）
Q. スキャナ保存は義務ですか？
いいえ、スキャナ保存は任意の制度です。紙の原本を紙のまま保存する従来の方法でも問題ありません。ペーパーレス化を進めたい事業者が、任意で導入できる仕組みです。
Q. スマートフォンで撮影しても大丈夫？
大丈夫です。スマートフォンのカメラで撮影した画像も、解像度（200dpi以上相当）とカラー要件を満たしていればスキャナ保存として認められます。現在のスマートフォンであれば、通常の設定で撮影すれば問題ありません。
Q. 会計ソフトを使わないと対応できない？
会計ソフトを使わなくても対応は可能です。その場合は、ファイル名にルールを設けて管理し、タイムスタンプの付与や事務処理規程の作成が必要になります。ただし、会計ソフトの証憑管理機能を使ったほうが、要件への適合が容易で運用の手間も少なくなります。
Q. スキャナ保存した後、紙の原本はいつ捨てていい？
法律上は、要件を満たした電子データを保存した時点で紙の原本を処分可能です。ただし実務上は、スキャンデータに不備がないか確認してからの処分が安全です。1か月程度は保管して、データの状態を確認した上で処分するのがおすすめです。
Q. レシートが感熱紙で文字が薄くなるのが心配。対策は？
感熱紙のレシートは時間が経つと文字が消えることがあります。受け取ったらできるだけ早くスキャンまたは撮影して電子データ化しましょう。電子データ化してしまえば、紙が劣化しても記録は残ります。これもスキャナ保存を導入するメリットの一つです。
スキャナ保存を始めるときにそろえておきたいもの
ステップ1で「量が多い領収書やレシートから始める」と書いたとおり、最初にまとまった枚数を一気にデータ化する場面が来ます。スマホ撮影でも要件は満たせますが、溜まった束をさばくなら、まとめて読み取れるドキュメントスキャナーのほうが手が止まりません。要件の200dpi以上という解像度も、この手の機器なら問題なくクリアできます。実際の対応サイズや読み取り速度は各ショップで確認してみてください。
そしてステップ5の「紙の原本を処分する」段階です。領収書や請求書には取引先名や口座情報が載っているので、そのままゴミ袋に入れるのは避けたいところです。データの確認が済んだ分から家庭用のシュレッダーにかけていく運用にしておくと、机の上の紙が着実に減っていきます。裁断方式や連続使用時間に差があるため、処理する枚数に合わせて選ぶとよいでしょう。
まとめ
電子帳簿保存法のスキャナ保存は、紙の書類を電子データとして保存できる任意の制度です。法改正により要件が緩和され、スマートフォンでの撮影も認められるようになりました。
実務上のポイントは、入力期間の制限（受領後2か月＋7営業日以内）と、解像度・カラー要件、検索機能の確保です。会計ソフトの証憑管理機能を活用すれば、これらの要件を手間なくクリアできます。
関連記事：電子帳簿保存法の対応方法｜個人事業主・フリーランスが最低限やるべきことを解説
関連記事：会計ソフトのレシート撮影・OCR機能を使いこなす方法｜経費入力を時短するコツ
関連記事：会計ソフトおすすめ7選！個人事業主向けに料金と機能で比較
⭐おすすめ記事
会計ソフト選びで迷ったら、こちらもあわせてどうぞ。
🐧 ナビ助のおすすめ！
確定申告、今年こそラクに終わらせたい？
- ✅ 簿記の知識がなくても質問に答える形で進められる
- ✅ 銀行口座やクレジットカードと連携して取引を取り込める
- ✅ スマホアプリから入力・確認ができる
- ✅ 無料で試せるプランが用意されています
※料金・プランの詳細は公式サイトでご確認ください
