電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、電子取引データの保存が完全義務化されました。「具体的に何が変わったの？」「うちの事業はどう対応すればいいの？」と戸惑っている個人事業主やフリーランスも多いはずです。
この記事では、電子帳簿保存法の主な変更点を整理し、個人事業主・フリーランスが最低限やるべき対応をわかりやすく解説していきます。
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電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。記事執筆時点では、以下の3つの保存区分があります。
3つの保存区分
- 電子帳簿等保存：会計ソフトで作成した帳簿や決算書類を電子データのまま保存する
- スキャナ保存：紙で受け取った領収書や請求書をスキャン・撮影して電子データとして保存する
- 電子取引データ保存：メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書などの電子データを、電子データのまま保存する
このうち、3番目の「電子取引データ保存」が完全義務化されたことが最大の変更点です。
主な変更点
変更点1：電子取引データ保存の完全義務化
以前は宥恕（ゆうじょ）措置として、電子取引データを紙に印刷して保存することが認められていました。しかし、この猶予期間は終了し、電子取引データは電子データのまま保存することが義務となっています。
対象となる電子取引の例は以下の通りです。
- メールで受け取った請求書・見積書・領収書のPDF
- クラウドサービス（Amazon Business、楽天市場など）の購入明細
- EDI（電子データ交換）で受け取った取引データ
- ネットバンキングの取引明細
- クレジットカードの利用明細
- QRコード決済の領収データ
変更点2：スキャナ保存の要件緩和
紙の領収書や請求書をスキャナで読み取って保存する「スキャナ保存」の要件が大幅に緩和されました。
緩和されたポイント
- 入力者情報の確認要件が廃止された
- 帳簿との相互関連性の確認対象が「重要書類」に限定された
- タイムスタンプの付与期間が最長「受領後2か月＋7営業日以内」に統一された
- 検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目に簡素化された
これにより、スマートフォンで領収書を撮影して保存するというシンプルな運用がしやすくなりました。
変更点3：優良な電子帳簿の要件明確化
会計ソフトで作成した帳簿のうち、一定の要件を満たすものは「優良な電子帳簿」として認められます。優良な電子帳簿で記帳・保存を行い、届出書を提出しておくと、過少申告加算税が5%軽減されるメリットがあります。
主要な会計ソフト（freee、マネーフォワード、弥生）は、いずれも電子帳簿保存法の「優良な電子帳簿」の要件に対応しています。
変更点4：検索要件の緩和
基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者に対しては、電子取引データの検索要件が不要とされています。この緩和措置により、小規模な個人事業主はファイルを整理して保存しておくだけで対応できます。税務調査の際にデータを提示できれば問題ありません。
個人事業主・フリーランスが対応すべきこと
対応1：電子取引データの保存ルールを決める
まず、自分が日常的に受け取る電子取引データを洗い出しましょう。そして、以下の保存要件を満たす形で保存ルールを決めます。
電子取引データの保存要件
- 真実性の確保：タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムで管理する。もしくは事務処理規程を備え付ける
- 可視性の確保：パソコンやプリンターですぐに確認できる状態にする
- 検索機能の確保：「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにする
対応2：ファイル名のルールを統一する
検索要件を満たす最もシンプルな方法は、ファイル名に「取引年月日」「取引金額」「取引先」を含めることです。
例：20260715_50000_Amazon.pdf
この方法なら、専用のシステムを導入しなくても、PCのフォルダ検索だけで対応できます。小規模な個人事業主にはこの方法がおすすめです。
対応3：事務処理規程を作成する
タイムスタンプの付与が難しい場合は、「事務処理規程」を作成して備え付けることで、真実性の要件を満たすことができます。国税庁が事務処理規程のサンプルを公開しているので、これをベースに自分の事業に合わせてカスタマイズするとよいでしょう。
対応4：会計ソフトの電子帳簿保存法対応機能を活用する
freee・マネーフォワード・弥生などの主要な会計ソフトには、電子帳簿保存法に対応した証憑管理機能が搭載されています。レシートをスマホで撮影してアップロードするだけで、タイムスタンプの付与や検索要件の充足を自動的に行ってくれるので、手間をかけずに法対応が完了します。
対応しなかった場合のリスク
電子帳簿保存法への対応を怠った場合、以下のリスクがあります。
- 青色申告の承認が取り消される可能性がある
- 電子データの保存が不十分だと経費として認められないリスクがある
- 税務調査の際に不利な取り扱いを受ける可能性がある
青色申告の65万円控除を受けている方にとって、承認取消しは大きな打撃となります。面倒に感じても、基本的なルールだけは守っておきましょう。
よくある質問（Q&A）
Q. 紙の領収書は捨てていいの？
スキャナ保存の要件を満たした電子データを保存していれば、原則として紙の原本は破棄可能です。ただし、スキャナ保存は任意（義務ではない）なので、対応していない場合は紙の原本をそのまま保存する従来の方法でOKです。
Q. 小規模事業者でも対応は必要？
売上規模にかかわらず、電子取引を行っている事業者は対応が必要です。ただし、基準期間の売上高が5,000万円以下の小規模事業者には、検索要件が不要になる緩和措置があります。この場合、電子データを整理して保存し、求められたら提示できる状態にしておけば足ります。
Q. freee・マネーフォワード・弥生は電子帳簿保存法に対応している？
3社とも対応しています。各サービスとも、電子取引データの保存機能、スキャナ保存機能、優良な電子帳簿の要件対応が実装されています。プランによって利用できる機能に差があるため、詳細は各公式サイトで確認しましょう。
Q. 個人の確定申告だけでも対応は必要？
事業を営んでいて電子取引がある場合は対応が必要です。たとえば、フリーランスがメールで請求書を受け取ったり、ネットショップで事業用の備品を購入したりしている場合は、それらの電子データを保存しなければなりません。個人的な買い物は対象外です。
Q. 事務処理規程はどうやって作ればいい？
国税庁が公開しているサンプル（個人事業者向け）をダウンロードして、自分の事業内容に合わせて修正するのが簡単です。記載する主な内容は、電子データの保存場所、訂正・削除の手続き、管理責任者の氏名などです。サンプルは国税庁の特設ページからダウンロードできます。
Q. 電子帳簿保存法と電子インボイスは同じもの？
別物です。電子帳簿保存法は帳簿や書類の電子保存に関する法律です。インボイス制度は消費税の仕入税額控除に関する制度で、適格請求書（インボイス）の交付・保存を求めるものです。ただし、電子インボイス（電子データで交付されたインボイス）の保存は、電子帳簿保存法の電子取引データ保存の要件に従う必要があります。
Q. すでに紙で保存してしまったデータはどうする？
過去に電子で受け取ったデータを紙で保存している場合、その時点で電子データが残っていれば、今からでも電子データの保存に切り替えるのが望ましいでしょう。電子データが残っていない場合は、今後受け取る電子取引データから対応を開始しましょう。過去分について遡って罰則が課されるケースは限定的ですが、今後の取引からはきちんと対応しておきましょう。
電子保存への移行で手元にあると進めやすいもの
スキャナ保存の要件が緩和されたことで、紙で受け取った請求書や領収書を電子に寄せやすくなりました。とはいえ、机の引き出しに溜まった過去分をスマホで1枚ずつ撮っていくのはさすがに骨が折れます。書類をまとめて読み取れるドキュメントスキャナーがあると、移行作業の初回をまとめて片付けやすくなります。読み取り解像度や対応サイズは機種で差があるので、実際のスペックは各ショップで確認してみてください。
あわせて考えておきたいのが、電子に寄せた分だけ「データが消えたら原本ごと消える」という点です。保存要件そのものは会計ソフトやクラウド側で満たすとしても、PCの故障に備えた控えを外付けSSDにも置いておく運用にしている方は多いです。7年分の証憑となると容量も必要になるので、余裕をもった製品を選んでおくと安心です。
まとめ
電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの保存が完全義務化されました。個人事業主・フリーランスが対応すべきポイントは、電子取引データの保存ルールを決めること、ファイル名の統一、事務処理規程の作成、そして会計ソフトの対応機能の活用です。
会計ソフトを利用していれば、証憑管理機能を活用するだけで対応のハードルは大きく下がります。まだ対応が済んでいない場合は、早めに取り組んでおきましょう。
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