「経費の申請書を紙で回して、上司のハンコをもらって、経理に提出して……」という旧来のワークフローを、まだ続けていないでしょうか。クラウド会計ソフトや経費精算ツールを使えば、申請から承認・仕訳までをオンラインで完結できる時代です。
この記事では、会計ソフトを活用した経費申請ワークフローの作り方を解説します。freeeやマネーフォワードの経費精算機能の違い、承認フローの設計ポイント、導入時の注意点まで、しっかりカバーしていきます。
🐧 ナビ助のおすすめ！
確定申告、今年こそラクに終わらせたい？
- ✅ 簿記の知識がなくても質問に答える形で進められる
- ✅ 銀行口座やクレジットカードと連携して取引を取り込める
- ✅ スマホアプリから入力・確認ができる
- ✅ 無料で試せるプランが用意されています
※料金・プランの詳細は公式サイトでご確認ください
自分でやる以外の手もあります。税理士を無料で紹介してもらえるサービスもあるので、時間をかけたくない方は比べてみてください。
税理士ドットコムで税理士を無料で探す⭐おすすめ記事
会計ソフト選びで迷ったら、こちらもあわせてどうぞ。
経費申請ワークフローとは
経費申請ワークフローとは、従業員が業務で使った費用を会社に請求し、承認を経て精算・仕訳するまでの一連の流れのことです。一般的には「申請→承認→経理確認→精算→仕訳」という5つのステップで構成されます。
従来型（紙ベース）のワークフローの課題
紙ベースの経費精算には、以下のような課題があります。
- 申請書の記入・印刷に時間がかかる
- 上司が不在だと承認が滞る
- 領収書の紛失リスクがある
- 経理担当者が手作業で会計ソフトに入力する手間がかかる
- 月末に申請が集中して処理が追いつかない
こうした課題は、クラウド型の経費精算ツールを導入することで大幅に改善できます。
クラウド会計ソフトの経費精算機能を比較
freee経費精算の特徴
freee経費精算は、freee会計との一体運用を前提に設計されています。経費の申請から承認、会計仕訳までがシームレスにつながるのが強みです。
- スマホアプリで領収書を撮影すれば、AI-OCRが金額・日付・支払先を読み取る
- 承認フローは部署・金額に応じて柔軟に設定可能
- 承認された経費は自動でfreee会計に仕訳として反映される
- 交通費はICカード読み取りやモバイルSuica連携にも対応
特にスタートアップや小規模事業者で、会計もfreeeを使っているなら、経費精算もfreeeに統一するのが効率的です。
マネーフォワード クラウド経費の特徴
マネーフォワード クラウド経費は、申請・承認・仕訳・支払までをシームレスにつなぐ「会計一体型」の設計が特徴です。
- スマホで領収書を撮影するとAIが自動で情報を読み取る
- クレジットカード明細から経費申請を自動作成する機能あり
- 承認フローは多段階・条件分岐に対応（金額による分岐など）
- マネーフォワード クラウド会計への仕訳連携がスムーズ
従業員数10名以上の中小企業で、承認フローをしっかり整備したいなら、マネーフォワード クラウド経費は有力な選択肢になります。
弥生の経費精算対応
弥生会計オンラインには独自の経費精算ワークフロー機能は搭載されていませんが、スマート取引取込機能を使えばレシートの自動取込は可能です。本格的な承認ワークフローが必要な場合は、外部の経費精算ツール（楽楽精算など）との併用を検討しましょう。
経費申請ワークフローの設計ポイント
承認ルートを明確にする
誰が申請し、誰が承認するのかを明確にしておきます。一般的なパターンは以下の通りです。
- 1段階承認：申請者→上長→経理（小規模向け）
- 2段階承認：申請者→部門長→経理部長→経理（中規模向け）
- 金額別分岐：一定金額以上は役員承認を追加（内部統制強化）
経費科目のルールを統一する
「これは会議費？交際費？」と迷う場面を減らすために、経費科目の選択ガイドラインを事前に作成しておきましょう。会計ソフト側で科目のプルダウンを設定できるので、よく使う科目だけに絞っておくと入力がスムーズです。
領収書のデジタル化ルールを決める
電子帳簿保存法への対応も兼ねて、領収書のスキャン・撮影ルールを定めておく必要があります。解像度・タイムスタンプの要件を満たすことが重要です。freeeやマネーフォワードはJIIMA認証を取得しており、ツール側の要件はクリアしていますが、撮影時の注意事項（全体が写るようにする、ピンボケしないなど）は社内周知が必要です。
申請期限を設ける
「月末締め翌月5日までに申請」のように期限を設けておかないと、数ヶ月前の経費が突然出てきて経理が困ることになります。月次決算のスケジュールに合わせて申請期限を決めましょう。
経費申請ワークフローの導入手順
ステップ1：現状の課題を洗い出す
まずは今の経費精算フローで何に困っているかを整理します。「承認が遅い」「入力ミスが多い」「領収書の管理が大変」など、課題によって最適なツールが変わってきます。
ステップ2：ツールを選定する
会計ソフトとの連携を重視するなら、freee経費精算やマネーフォワード クラウド経費が候補になります。独立した経費精算ツールとしては楽楽精算やジョブカン経費精算も人気があります。料金や機能は各社の公式サイトで最新情報を確認しましょう。
ステップ3：承認フローを設定する
ツール上で承認ルートを設定します。部署ごと、役職ごと、金額別など条件分岐を組み込めます。最初はシンプルに始めて、運用しながら調整するのがおすすめです。
ステップ4：社内にトレーニングを実施する
ツールの操作方法を社内に周知します。特にスマホアプリでの領収書撮影や交通費申請の方法は、実際にデモを見せながら説明すると浸透しやすいです。
ステップ5：運用開始と改善
運用を始めたら、定期的に「申請のしやすさ」「承認のスピード」「経理の処理時間」を振り返りましょう。改善点があればフローやツールの設定を調整していきます。
導入のコツは「最初から完璧を目指さない」ことです。まずは小さく始めて、使いながらフローを改善していくのが成功の秘訣です。
個人事業主・フリーランスの場合はどうする
従業員がいない個人事業主やフリーランスの場合、承認ワークフローは不要です。ただし経費の記録と管理は欠かせません。
freeeやマネーフォワードのスマホアプリで領収書を撮影→自動仕訳の流れを作っておけば、経費管理は十分効率化できます。クレジットカード連携と組み合わせれば、現金払い以外はほぼ自動で経費が記録されていきます。
個人事業主の経費管理について詳しくは、家事按分の計算方法の記事も参考にしてみてください。
Q&Aコーナー
Q. 経費精算ツールと会計ソフトは別々に導入すべきですか
同じベンダーで統一すると連携がスムーズです。freeeなら「freee会計＋freee経費精算」、マネーフォワードなら「MFクラウド会計＋MFクラウド経費」という組み合わせが一番手間が少ないです。別ベンダーのツールでもCSVインポートなどで連携は可能ですが、手作業が増えます。
Q. スマホだけで経費申請は完結しますか
freee・マネーフォワードどちらもスマホアプリに対応しているので、領収書の撮影から申請・承認まで完結できます。出張先やリモートワーク中でも処理できるのは大きなメリットです。
Q. 電子帳簿保存法への対応は大丈夫ですか
freee・マネーフォワードはいずれも電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応しています。タイムスタンプの付与や解像度の確保はツール側で自動的に処理されるため、ユーザーは領収書をスマホで撮影するだけで済みます。
Q. 従業員数が少なくても導入するメリットはありますか
従業員が数名でも、経費精算の手間は発生します。特に紙の領収書管理から解放されるメリットは大きいです。freee経費精算はfreee会計のプランに含まれているケースもあるため、追加コストなしで利用できる場合もあります。詳しい料金はfreee経費精算の公式ページで確認してください。
紙の運用が残る部分を軽くする
ワークフローを電子化しても、宛名のないレシートや自動販売機の支払いなど、証憑が出ない立替は必ず残ります。そうした分を記録しておく出金伝票を常備しておくと、月末に「これ何の支出だっけ」と止まる場面が減らせます。
また、電子化に移行する前の紙の領収書は、スキャンが終わるまで手元に置いておく必要があります。申請者ごと・月ごとに分けられるポケット式のクリアファイルを使っている職場も多いです。
まとめ
経費申請のワークフロー構築は、最初の設計さえしっかりやれば、あとは運用でどんどんラクになっていきます。まずは無料トライアルで使い勝手を確認してみましょう。
⭐おすすめ記事
会計ソフト選びで迷ったら、こちらもあわせてどうぞ。
🐧 ナビ助のおすすめ！
確定申告、今年こそラクに終わらせたい？
- ✅ 簿記の知識がなくても質問に答える形で進められる
- ✅ 銀行口座やクレジットカードと連携して取引を取り込める
- ✅ スマホアプリから入力・確認ができる
- ✅ 無料で試せるプランが用意されています
※料金・プランの詳細は公式サイトでご確認ください
