経費精算って、領収書をまとめたり申請書を書いたり、とにかく面倒な作業ですよね。特に紙ベースでやっていると、月末にレシートの山と格闘する羽目になります。
マネーフォワード クラウド経費を使えば、スマホで領収書を撮影するだけでデータ化でき、申請から承認、仕訳連携まで一気通貫で処理できます。この記事では、初めてマネーフォワード クラウド経費を使う方向けに、基本的な経費精算のやり方をステップごとに解説します。
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マネーフォワード クラウド経費とは？
マネーフォワード クラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の経費精算システムです。経費の申請・承認・精算・仕訳連携までをオンラインで完結でき、紙の申請書や手計算から解放されます。
マネーフォワード クラウド会計と連携させることで、承認された経費データがそのまま仕訳として取り込まれるため、二重入力の手間もなくなります。
PCのブラウザからもスマホアプリからも操作でき、外出先で発生した経費をその場で申請できるのが大きなメリットです。
経費精算の基本的な流れ
マネーフォワード クラウド経費での経費精算は、大きく分けて以下の流れで進みます。
- 経費が発生したら領収書を撮影・明細を登録
- 経費精算の申請を作成して提出
- 上長や管理者が承認
- 経理担当が集計・支払処理
- マネーフォワード クラウド会計に仕訳を連携
やり方ステップ1：初期設定を済ませる
事業者情報の登録
まず、管理者がマネーフォワード クラウド経費の管理画面から事業者情報を設定します。具体的には、会社名・住所・会計期間・消費税の計算方法（税込/税抜）などを入力します。
勘定科目と経費区分の設定
「管理設定」→「経費機能設定」から、勘定科目と経費区分を設定します。「交通費」「交際費」「消耗品費」などの経費区分をあらかじめ用意しておくと、従業員が申請時に迷わず選択できます。
承認フローの設定
申請者→承認者→経理担当という承認フローを設定します。部署ごとに異なる承認ルートを設定することも可能です。
マネーフォワード クラウド会計との連携
「管理設定」→「経費機能設定」→「基本設定」→「会計サービス連携」で、連携先サービスを「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」に設定し、仕訳の連携を「連携する」に変更して保存します。
やり方ステップ2：経費明細を登録する
スマホで領収書を撮影する方法
マネーフォワード クラウド経費のスマホアプリを起動し、カメラアイコンをタップして領収書を撮影します。AIのOCR機能が自動で日付・金額・支払先を読み取り、経費明細に反映してくれます。
読み取り結果を確認して、必要に応じて修正を加えましょう。経費区分（交通費・交際費など）や備考も入力できます。
PCから手動で入力する方法
ブラウザでマネーフォワード クラウド経費にログインし、「経費明細」画面から「新規作成」をクリックします。日付・金額・取引先・経費区分を手入力して保存します。
クレジットカード連携で自動取込
法人カードや個人のクレジットカードを連携しておくと、カード利用明細が自動で取り込まれ、経費明細に変換されます。手入力の手間を省きたい場合は、カード連携を活用するのがおすすめです。
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やり方ステップ3：経費精算を申請する
登録した経費明細がたまったら、経費精算の申請を作成します。
「申請」→「経費精算」→「申請一覧」画面から「新規申請」をクリックし、精算対象の経費明細を選択して申請書に追加します。複数の経費明細をまとめて1つの申請にすることも可能です。
申請内容を確認したら「申請する」ボタンをクリックして提出します。承認者に自動で通知メールが届きます。
やり方ステップ4：承認と精算処理
承認者が申請を承認する
承認者は通知を受け取ったら、マネーフォワード クラウド経費にログインして申請内容を確認します。問題がなければ「承認」、修正が必要なら「差し戻し」を選択します。
経理担当が集計・支払処理を行う
承認された経費精算データは、「経理業務」→「経費精算」→「集計（支払処理）」画面に集約されます。従業員ごとの精算額が一覧で表示されるため、振込処理を効率的に進められます。
給与と一緒に精算する場合は、翌月の給与支給日に合わせて処理するのが一般的です。
やり方ステップ5：仕訳をクラウド会計に連携する
精算が完了した経費データは、マネーフォワード クラウド会計に仕訳として自動連携されます。事前に勘定科目のマッピングを設定しておけば、経理担当が手動で仕訳を起こす必要はありません。
「会計連携」画面で連携状況を確認でき、必要に応じて仕訳内容を修正してから会計に反映させることもできます。
マネーフォワード クラウド経費を使う際の注意点
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすためには、タイムスタンプの付与や解像度の要件など、一定の条件をクリアする必要があります。マネーフォワード クラウド経費はこれらの要件に対応していますが、運用ルール（撮影後すぐにアップロードする等）は自社で定めておく必要があります。
インボイス制度への対応
インボイス制度に対応するため、経費明細の登録時に取引先の適格請求書発行事業者番号を入力する欄が用意されています。仕入税額控除を正しく受けるために、領収書にインボイス番号が記載されているか確認する習慣をつけましょう。
免税事業者からの仕入れについては、経過措置期間中であっても仕入税額控除の割合が段階的に縮小されます。経費区分の設定で「免税事業者からの仕入れ」を区別できるようにしておくと、決算時の処理がスムーズです。
経費精算に関するQ&A
Q. 無料プランでも経費精算はできる？
マネーフォワード クラウド経費は、マネーフォワード クラウドのパッケージプランに含まれるサービスです。個人事業主向けのパーソナルプランや、法人向けのスモールビジネスプランなど、いずれかのプランを契約することで利用できます。単体での無料プランはありませんが、無料トライアル期間を設けている場合があるため、公式サイトで確認してみてください。
Q. 交通費の申請はどうやる？
電車やバスなどの交通費は、マネーフォワード クラウド経費の「経路検索」機能を使うと便利です。出発地と到着地を入力するだけで運賃が自動計算され、そのまま経費明細として登録できます。
Q. 個人事業主でも使える？
個人事業主でもマネーフォワード クラウド経費は利用できます。ただし、1人で経費精算の「申請→承認」フローを回す必要がないケースも多いため、マネーフォワード クラウド確定申告の「経費入力」機能で十分な場合もあります。事業規模や経費の量に応じて判断しましょう。
Q. 領収書を紛失した場合はどうする？
領収書を紛失してしまった場合でも、クレジットカードの利用明細やレシートの電子データがあれば代替として利用できるケースがあります。ただし、税務調査の際には原本の提示を求められることがあるため、日頃から領収書は撮影・保管しておく習慣をつけておきましょう。どうしても見つからない場合は、出金伝票を自分で作成して記録を残す方法もあります。
Q. 経費精算の締め日はいつにするのがいい？
一般的には月末締めで翌月上旬に申請・承認を行うパターンが多いです。給与が月末締め翌月25日払いの場合は、翌月25日の給与と一緒に精算するとスムーズです。締め日を明確に決めておかないと、古い経費がいつまでも未精算のまま残ってしまうので、「経費発生月の翌月10日までに申請」などのルールを社内で統一しておくのがおすすめです。
まとめ
マネーフォワード クラウド経費を使った経費精算は、初期設定→経費明細の登録→申請→承認→仕訳連携という流れで進めます。スマホの撮影機能やクレジットカード連携を活用すれば、手入力の手間を大幅に削減でき、月末の経費精算業務をグッとラクにできます。
マネーフォワード クラウド会計との連携を設定しておけば、仕訳の自動化まで実現でき、経理業務全体の効率化にもつながります。経費精算の手間を減らしたい方は、ぜひ導入を検討してみてください。
参考リンク：マネーフォワード クラウド経費（公式サイト）
参考リンク：経費申請から精算・仕訳までの流れ（公式サポート）
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