「これって経費にしていいの？」と迷うこと、フリーランスや個人事業主なら誰でもありますよね。経費にできるものを知らないと、本来払わなくていい税金を払ってしまうことになります。逆に、経費にできないものを計上すると税務調査で指摘されるリスクもあります。
この記事では、確定申告で経費にできるもの・できないものを勘定科目別にまとめましたので、迷った時の参考にしてください。
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経費にできるかどうかの判断基準
経費として認められるのは「事業の遂行に直接必要な支出」です。これが大原則です。具体的には、以下の3つの条件をすべて満たす必要があります。
1. 事業と関連性があること
2. 金額が妥当であること（過大でないこと）
3. 証拠書類（レシート・領収書）があること
この3つさえ満たしていれば、かなり幅広い支出を経費にできます。国税庁の必要経費に関する解説も合わせてチェックしておきましょう。
勘定科目別：経費にできるもの一覧
通信費
・携帯電話代（事業使用分）
・インターネット回線料金
・固定電話代
・切手代・郵送料
・サーバー代・ドメイン代
スマホやネット回線をプライベートでも使っている場合は、事業使用割合で按分して計上します。例えば、仕事で5割・プライベートで5割なら、料金の50%を経費にできます。
旅費交通費
・電車代・バス代
・タクシー代
・飛行機代
・高速道路料金（ETC含む）
・駐車場代
・出張時の宿泊費
通勤費も事業のための移動なら経費になります。交通系ICカードの利用履歴を印刷しておくと証拠書類になります。
消耗品費
・文房具（ペン、ノート、ファイルなど）
・プリンター用紙・インク
・パソコン周辺機器（10万円未満）
・デスク・椅子（10万円未満）
・名刺印刷代
10万円未満のものは消耗品費として一括で経費計上できます。10万円以上30万円未満なら、青色申告の少額減価償却資産の特例で一括経費にできます。
接待交際費
・取引先との飲食代
・お中元・お歳暮
・慶弔費（ご祝儀・香典）
・取引先へのお土産代
個人事業主の場合、接待交際費に上限はありません（法人は上限あり）。ただし、プライベートの飲み会を「接待交際費」として計上するのは絶対NGです。誰と・何の目的で食事したかをメモしておくと、税務調査で説明しやすいです。
地代家賃
・事務所の家賃
・自宅兼事務所の家賃（事業使用分）
・駐車場代（月極）
・倉庫の賃料
自宅で仕事をしている場合は、家事按分で事業使用割合分を経費にできます。按分割合は、仕事部屋の面積÷自宅全体の面積で計算するのが一般的です。
水道光熱費
・電気代（事業使用分）
・ガス代（事業使用分）
・水道代（事業使用分）
自宅兼事務所の場合は家事按分で計上します。電気代は仕事時間÷全体の時間で按分するケースが多いです。
広告宣伝費
・Web広告（Google広告、SNS広告など）
・チラシ・ポスターの印刷費
・ホームページ制作費
・看板代
外注費
・業務委託先への支払い
・デザイン制作の依頼費
・ライティングの外注費
・システム開発の委託費
支払手数料
・振込手数料
・会計ソフトの利用料
・クラウドサービスの月額料金
・税理士への顧問料
新聞図書費
・事業に関する書籍代
・新聞の購読料
・業界誌・専門誌の購読料
・有料メルマガの購読料
・セミナー参加費
減価償却費
・パソコン（10万円以上）
・カメラ・ビデオカメラ
・自動車
・オフィス家具（10万円以上）
・ソフトウェア
10万円以上の資産は、法定耐用年数に応じて分割して経費計上します。青色申告なら30万円未満は一括経費にできる特例があります。
意外と経費にできるもの
スーツ代は経費になる？
一般的に「プライベートでも着られるスーツ」は経費にしにくいです。ただし、仕事専用のユニフォームや制服、特定の業種で必要な衣装（例：モデルの撮影用衣装）は経費として認められるケースがあります。
カフェでの作業代
フリーランスがカフェで仕事をした場合、そのコーヒー代は「会議費」や「雑費」として経費にできます。ただし、毎日のカフェ代を全額経費にすると疑われる可能性があるため、常識的な範囲にとどめましょう。
自動車関連費
事業で車を使っている場合、ガソリン代・駐車場代・車検費用・自動車保険料・自動車税なども経費にできます。プライベートでも使っている場合は走行距離や使用頻度で家事按分します。
保険料
事業に関する保険（賠償責任保険、事務所の火災保険など）は経費になります。ただし、生命保険料や個人の医療保険は経費ではなく「生命保険料控除」として所得控除の対象になります。
家事按分のポイントは「合理的な根拠」があることです。「なんとなく半分」ではなく、面積比や使用時間比など、客観的に説明できる根拠で按分割合を決めましょう。按分割合のメモを残しておくと、税務調査の時にスムーズです。
経費にできないもの
以下のものは、いくら事業主が支払っても経費として認められませんので注意してください。
・所得税・住民税（税金として確定申告で処理する）
・国民健康保険料・国民年金（社会保険料控除として所得控除になる）
・事業主本人の生活費（食費・被服費など）
・事業主本人の給与（個人事業主は自分に給与を払えない）
・借入金の元本返済（利息部分は経費OK）
・罰金・交通違反の反則金
・敷金・保証金（退去時に返還される部分）
経費の過大計上や架空経費は「脱税」にあたります。税務調査で発覚すると、追徴課税に加えて加算税・延滞税が課されるため、正直に申告しましょう。国税庁の確定申告ガイドにもルールが記載されています。
経費の証拠書類の保管方法
経費として計上した支出には、必ず証拠書類（レシート・領収書）が必要です。保管のコツは以下のとおりです。
・月ごとにファイルや封筒に分けて保管する
・会計ソフトのスマホアプリでレシートを撮影してデータ保存する
・クレジットカードの利用明細も証拠書類になる
・電子メールの領収書はPDFで保存しておく
・青色申告の場合は7年間の保管義務がある
よくある質問
Q. レシートをもらい忘れた場合、経費にできない？
A. レシートがなくても、出金伝票に日付・金額・用途を記入すれば経費として認められるケースがあります。ただし、これは例外的な対応なので、基本はレシートをもらう習慣をつけましょう。
Q. クレジットカードの明細だけで経費の証拠になる？
A. クレカの利用明細は証拠書類として有効です。ただし、明細だけでは「何を買ったか」が分からないこともあるため、レシートと併せて保管しておくのがベストです。
Q. 開業前にかかった費用は経費にできる？
A. 開業前の準備にかかった費用は「開業費」として計上できます。例えば、開業前に購入したパソコンやセミナー参加費、名刺印刷代なども対象です。開業費は任意のタイミングで経費化できるため、利益が出た年にまとめて経費にする戦略も可能です。
Q. 家族との食事は経費になる？
A. 純粋にプライベートの食事は経費になりません。ただし、家族が事業の従業員（青色事業専従者）で、仕事の打ち合わせを兼ねた食事なら「会議費」として計上できるケースもあります。重要なのは「事業との関連性を説明できるか」です。
Q. ふるさと納税は経費になる？
A. ふるさと納税は経費ではなく「寄附金控除」として所得控除の対象になります。経費とは別の仕組みですが、節税効果はあります。総務省のふるさと納税ポータルで詳しく確認できます。
レシートの山を残さないための道具
経費で一番つまずきやすいのが、先ほどの「証拠書類の保管」です。7年間の保管義務があるとはいえ、財布に溜まったレシートを年末にまとめて仕分けするのはかなりの重労働です。月ごとに放り込めるポケット付きのファイルを1つ決めておくと、あとから探す手間が減ります。
枚数が多い方や、紙のまま持ちたくない方は、まとめて読み取れるドキュメントスキャナーを使ってデータで残すという方法もあります（電子データで保存する場合は電子帳簿保存法の要件を確認しておくと安心です）。
まとめ
確定申告で経費にできるものは「事業に直接必要な支出」が基本です。通信費・交通費・消耗品費・家賃・広告費など、事業に関係していれば幅広く認められます。自宅兼事務所の場合は家事按分で一部を経費にできるため、しっかり活用しましょう。
大事なのは「レシートを必ず保管すること」と「プライベートの支出を混ぜないこと」です。正しく経費を計上すれば、合法的に税金を抑えられますので、使える経費は漏れなく計上していきましょう。
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