売掛金・買掛金の管理表の作り方｜テンプレートと運用のコツを解説

フリーランスや個人事業主として仕事をしていると、「請求したけどまだ入金されていない」「今月の支払い、いくら残ってたっけ？」といった悩みが出てきます。

売掛金（受け取る予定のお金）と買掛金（支払う予定のお金）を正しく管理できていないと、資金繰りに行き詰まるリスクがあります。入金遅延に気づかないまま放置してしまったり、支払いを忘れて取引先の信用を失ったりする原因にもなります。

売掛金・買掛金の管理表を作成して運用するだけで、お金の流れが見える化され、資金繰りの不安が解消されます。この記事では、管理表の作り方からテンプレートの活用法、効率的な運用方法までを詳しく解説します。

ナビ助

「請求書を出したのに入金を確認するのを忘れてた」って、フリーランスにありがちな失敗なんだよね。管理表があれば一発で把握できるから、作っておいて損はないよ！

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売掛金・買掛金の基本を確認

売掛金とは

売掛金とは、商品やサービスを提供したがまだ代金を受け取っていない状態の「受取予定金額」のことです。請求書を発行してから実際に入金されるまでの期間に発生する勘定科目です。例えば、6月に納品して7月末に入金される案件があった場合、6月時点では売上と同時に「売掛金」が計上されます。

買掛金とは

買掛金とは、商品や材料を仕入れたがまだ代金を支払っていない状態の「支払予定金額」です。仕入れ先からの請求書を受け取ってから実際に支払うまでの期間に発生します。

管理が重要な理由

売掛金の回収漏れは、そのまま売上の損失です。請求したつもりが入金されていなかったり、取引先が支払いを遅延していたりするケースは珍しくありません。一方、買掛金の支払い漏れは取引先の信用を損なう原因になります（マネーフォワード売掛金・買掛金管理表）。

ナビ助

売上が上がっているのに現金が足りない…っていう「黒字倒産」の原因も、売掛金の管理不足だったりするんだよ。管理表で見える化するのが大事だね！

売掛金管理表の作り方

管理表に必要な項目

ポイント

取引先名：会社名や担当者名
請求日：請求書を発行した日付
請求金額：消費税込みの請求額
入金予定日：契約上の支払期日
入金日：実際に入金された日付
入金額：実際に入金された金額
差額：請求金額と入金額の差
ステータス：未入金・入金済み・遅延など
備考：メモ欄

エクセルでの作成手順

シートを準備：新しいエクセルファイルを作成し、「売掛金管理表」とシート名を設定
ヘッダー行を作成：上記の項目をA列〜I列に入力
データ入力エリアを設定：2行目以降に取引データを入力
条件付き書式を設定：入金予定日を過ぎても未入金の行を赤く表示するルールを設定
合計行を作成：SUM関数で請求金額・入金額の合計を表示
差額の自動計算：「=請求金額-入金額」の数式を入力

条件付き書式で「入金遅延」を自動で色分けするのが特に効果的です。赤い行が増えてきたら、早めに取引先にフォローの連絡を入れましょう。

買掛金管理表の作り方

管理表に必要な項目

ポイント

仕入先名：会社名
請求書受領日：請求書を受け取った日付
請求金額：消費税込みの金額
支払期日：契約上の支払期限
支払日：実際に支払った日付
支払額：実際に支払った金額
支払方法：振込・口座引落・現金など
ステータス：未払い・支払済み・確認中など

買掛金管理表では、支払期日の管理が最も重要です。支払い遅延は取引先との信頼関係を損なうだけでなく、今後の取引条件にも影響する可能性があります。支払期日の1週間前と前日にリマインダーを設定しておくと安心です。

管理表の仕訳例

売掛金が発生したとき

借方	金額	貸方	金額	摘要
売掛金	110,000	売上高	110,000	A社 Web制作代金

売掛金が入金されたとき

借方	金額	貸方	金額	摘要
普通預金	110,000	売掛金	110,000	A社 Web制作代金入金

買掛金が発生したとき

借方	金額	貸方	金額	摘要
仕入高	55,000	買掛金	55,000	B社材料仕入

買掛金を支払ったとき

借方	金額	貸方	金額	摘要
買掛金	55,000	普通預金	55,000	B社材料仕入代金支払い

ナビ助

売掛金と買掛金の仕訳は、発生と消滅がセットになっているから、ペアで覚えるとわかりやすいよ！

管理表を効率的に運用するコツ

月末に残高を確認する

月末のルーティンとして、売掛金・買掛金の残高を確認する習慣をつけましょう。未回収の売掛金や未払いの買掛金がないかを毎月チェックすることで、資金繰りの見通しが立てやすくなります。

会計ソフトと連携する

freee・マネーフォワード・弥生などのクラウド会計ソフトには、売掛金・買掛金の管理機能が標準搭載されています。帳簿と連動するため、管理表を別途作成する必要がなくなります（マネーフォワード売掛金管理テンプレート）。

入金遅延への対応フロー

注意

入金遅延が発生した場合の対応フローを事前に決めておくと、スムーズに対処できます。

入金予定日+3営業日：メールで入金確認の連絡
入金予定日+1週間：電話でフォロー
入金予定日+2週間：督促状の送付
入金予定日+1か月以上：法的手段の検討

売掛金の回収率を上げるコツ

請求書は即日発行する

納品や役務提供が完了したら、できるだけ早く請求書を発行しましょう。請求書の発行が遅れると、取引先側の処理も後回しになり、結果的に入金が遅れます。「納品したら即日請求」を習慣にするのが回収率アップの基本です。

支払い条件を契約時に明確にする

取引開始時に「支払いサイト（納品後30日以内など）」と「支払い方法（銀行振込など）」を書面で取り決めておきましょう。口頭の約束だけではトラブル時に証拠がなく困ることになります。

入金確認のルーティンを作る

入金予定日の翌日には銀行口座を確認し、入金がなければすぐにフォローの連絡を入れましょう。「入金確認→管理表更新」を毎日のルーティンに組み込むことで、回収漏れを防げます。会計ソフトの銀行口座連携を使えば、入金の有無をリアルタイムで把握できます。

資金繰り表との連携

売掛金・買掛金管理表を資金繰りに活かす

売掛金管理表の「入金予定日」と買掛金管理表の「支払期日」を並べると、今後のお金の出入りが見える化されます。これは簡易的な資金繰り表として活用できます。

特に「入金前に大きな支払いが発生する時期」を事前に把握しておくことが、資金ショートを防ぐカギです。手元資金が足りなくなりそうな場合は、入金を前倒しで依頼したり、支払いの延長を交渉したりする判断ができます。

よくある質問（Q&A）

Q. エクセルとクラウド会計ソフト、どちらで管理すべきですか？

取引先が少数（5社以内程度）であればエクセルでも十分管理できます。取引先が増えてきた場合は、クラウド会計ソフトの方が帳簿との連動や自動消込が便利です。

Q. 売掛金が回収できなかった場合はどう処理しますか？

回収の見込みがない場合は「貸倒損失」として経費計上できます。ただし、相手先の倒産や債権放棄など、一定の要件を満たす必要があります。

Q. 個人間取引でも売掛金管理は必要ですか？

個人間取引でも、後払いで代金を受け取る場合は売掛金管理が必要です。口約束だけではトラブルになりやすいため、請求書の発行と管理表への記録を習慣づけましょう。

Q. 売掛金の時効はありますか？

売掛金の消滅時効は、民法改正後は原則として「権利を行使することができることを知った時から5年」または「権利を行使することができる時から10年」のいずれか早い方です。時効が近づいている売掛金がある場合は、早急に回収のアクションを起こしましょう。内容証明郵便の送付や債務承認を得ることで、時効を中断させることも可能です。